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<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1">

<style type="text/css" style="display:none;"> P {margin-top:0;margin-bottom:0;} </style>

</head>

<body dir="ltr">

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;"><i>Sent of behalf of Dean Emily Tanner-Smith</i></span></p>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

<i><br>

</i></div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

Dear faculty, </div>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;"><b>We are writing on behalf of the Office of the Provost to ask you to curate your scholarly activities in Elements.</b> The

 rationale for this request is provided at the end of this email. These steps should require no more than 60 minutes for most faculty. </span></p>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

<br>

</div>

<h2 class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 2pt; margin-right: 0px; margin-left: 0px; font-family: "Aptos Display"; font-size: 13pt; font-weight: normal; color: rgb(24, 90, 189);">

<span style="font-family: "Aptos Display", "Aptos Display_EmbeddedFont", "Aptos Display_MSFontService", "Calibri Light", "Helvetica Light", sans-serif; font-size: 14pt;"><b>Claiming Scholarly Activity in Elements</b></span></h2>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt;">

<span style="color: black;"><b>We ask you to complete steps 1 and 2 below by April 30</b>. Detailed instructions are on OtP's

</span><span style="color: rgb(70, 120, 134);"><a href="https://provost.uoregon.edu/elements/getting-started" id="OWAb51cc8a7-6a3c-d2d6-6d08-01720ba77a17" class="OWAAutoLink" title="https://provost.uoregon.edu/elements/getting-started" data-auth="NotApplicable" data-linkindex="0" style="margin: 0px;"><u>Getting

 Started webpage</u></a><u>.</u></span></div>

</div>

<ol start="1" data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; text-align: left; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-position: initial; list-style-type: decimal; background-color: white; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<p class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

Log into Elements and update your profile and research identifiers so that Elements can find your publications and other scholarship on public online sources such as ORCiD. </p>

</li><ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-position: initial; list-style-type: circle; background-color: white; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

At this point, you will need to pause for approximately 24 hours until Elements has had an opportunity to update your information. </div>

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

<br>

</div>

</li></ul>

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<p class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

Review and claim your scholarly activity (and sponsored project activity if relevant). You can come back into the system and continue where you left off.</p>

</li><ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-position: initial; list-style-type: circle; background-color: white; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<p class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

The present goal is to capture your activities in Elements for the 2026-2027 review cycles onward, so<i> focus on recording activity that occurred within the period of your next review</i>. You are welcome to put the entirety of your work into Elements; however, this

 request is only for the review periods needed for upcoming major reviews.</p>

</li></ul>

</ol>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: "Segoe UI", "Segoe UI Web (West European)", -apple-system, BlinkMacSystemFont, Roboto, "Helvetica Neue", sans-serif; font-size: 15px; color: rgb(36, 36, 36);">

<br>

</div>

<ol start="3" data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; text-align: left; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-position: initial; list-style-type: decimal; background-color: white; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<p class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">

Use the manual entry process to add any missing items.</p>

</li><ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; margin-top: 0px; margin-bottom: 0px; list-style-position: initial; list-style-type: circle; background-color: white; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 36pt;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

If you need to do so much manual entry that it seems like a lot of work, please join one of the

<a href="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" id="OWAd4654882-49c0-d00b-6f5a-3628ffb3a4ac" class="OWAAutoLink" title="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" rel="noopener noreferrer" data-auth="NotApplicable" data-linkindex="1" data-outlook-id="c2a30a24-32d0-4720-8f26-6078ab72ad25" style="margin: 0px;">

faculty training sessions for help</a> or <a href="https://service.uoregon.edu/TDClient/2030/Portal/Requests/ServiceDet?ID=51690" id="OWA4b1e9e32-1827-5514-df96-a7893c1700ed" class="OWAAutoLink" title="https://service.uoregon.edu/TDClient/2030/Portal/Requests/ServiceDet?ID=51690" rel="noopener noreferrer" data-auth="NotApplicable" data-linkindex="2" data-outlook-id="31c6a4e5-2d4e-494f-a82b-95b57ac68287" style="margin: 0px;">

submit an IT ticket</a>.</div>

<div role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

 </div>

</li></ul>

</ol>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif; font-size: 15px; color: black;">

<br>

</div>

<h2 class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 2pt; font-family: "Aptos Display"; font-size: 13pt; font-weight: normal; color: rgb(24, 90, 189);">

<span style="font-family: "Aptos Display", "Aptos Display_EmbeddedFont", "Aptos Display_MSFontService", "Calibri Light", "Helvetica Light", sans-serif; font-size: 14pt;"><b>Need More Hands-On Help?</b></span></h2>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

The COE Office of the Dean has also arranged two drop-in sessions where OtP staff will be present in-person to help any faculty that need additional support (please complete step 1 before attending):</div>

<ul data-editing-info="{"applyListStyleFromLevel":true}" style="direction: ltr; text-align: left; list-style-position: initial; list-style-type: disc; flex-direction: column; display: flex;">

<li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 0px;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

Tuesday April 14<sup>th</sup> from 1:30-2:30pm in HEDCO 230T</div>

</li><li style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black; align-self: start; margin-right: 0px; margin-left: 0px;">

<div class="elementToProof" role="presentation" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px;">

Friday April 17<sup>th</sup> from 12-1:30pm in HEDCO 230T</div>

</li></ul>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

Remote support from OtP staff is available during <a href="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" id="OWAb914ce63-af6f-1396-28ff-648573da2bec" class="OWAAutoLink" title="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" rel="noopener noreferrer" data-auth="NotApplicable" data-outlook-id="a48038bd-5a48-4f19-8238-dc55ce189d16" data-linkindex="3" style="margin: 0px;">

weekly Friday drop-in hours</a> from 10-11am throughout spring term.</div>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;"> </span></p>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<h2 class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin-top: 2pt; margin-right: 0px; margin-left: 0px; font-family: "Aptos Display"; font-size: 13pt; font-weight: normal; color: rgb(24, 90, 189);">

<span style="font-family: "Aptos Display", "Aptos Display_EmbeddedFont", "Aptos Display_MSFontService", "Calibri Light", "Helvetica Light", sans-serif; font-size: 14pt;"><b>Rationale</b></span></h2>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">The purpose of the Elements transition is to modernize faculty activity tracking. Elements will provide a streamlined and

 consistent experience for faculty review and promotion. </span></p>

<div class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">This message is being sent to faculty in CAS, LCB, LAW, COE, Ballmer, KCASI, and Libraries because we believe Elements

 will be able to automatically collect most scholarly activities for people in these units.  We will include the other academic units next year. </span></p>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">We will follow up later in spring with instructions on curating teaching and service activities in Elements. The goal is

 to have these data entered before Fall 2026, for internal use for the 2026-2027 review cycle. </span></p>

</div>

</div>

<div class="elementToProof" style="background-color: white; margin: 0px 0px 8pt;">

<p class="elementToProof" style="direction: ltr; text-align: left; text-indent: 0px; background-color: white; margin: 0px; font-family: Aptos, sans-serif;">

<span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;">Links to instructional web content, training videos, and guidance materials are found on our

<a href="https://provost.uoregon.edu/elements" id="OWA4d9f47b9-dd01-229b-465e-f704100df620" class="OWAAutoLink" title="https://provost.uoregon.edu/elements" rel="noopener noreferrer" data-auth="NotApplicable" data-linkindex="4" data-outlook-id="155bc653-958f-4b5f-a043-a2013ca78a82" style="margin: 0px;">

Elements website</a>. </span><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(70, 120, 134);"><a href="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" id="OWAfe68dfbe-d917-d4f6-2d08-1d50d96995df" class="OWAAutoLink" title="https://provost.uoregon.edu/elements/training-and-support" rel="noopener noreferrer" data-auth="NotApplicable" data-linkindex="5" data-outlook-id="ab1e2955-ee55-41a5-800f-4dd98b82e3b9" style="color: rgb(70, 120, 134); margin: 0px;"><b><u>Attend one

 of our faculty-focused trainings or schedule a training for your entire unit</u></b></a></span><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;"> if you are unsure how

 to do something in Elements or you would like extra help from OtP<b>. </b>Help is also available from

</span><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(70, 120, 134);"><a href="mailto:elementshelp@uoregon.edu" id="OWA06174d41-9fbc-5984-3213-0a2d4117e365" class="OWAAutoLink" title="mailto:elementshelp@uoregon.edu" data-linkindex="6" data-outlook-id="2249c796-e768-4bf2-9816-75a61de20569" style="color: rgb(70, 120, 134); margin: 0px;"><u>elementshelp@uoregon.edu.</u></a></span><span style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: black;"> </span></p>

</div>

</body>

</html>